שיטת המרחב הפתוח בעיצוב משרדים
המאמר מציג את תפיסת המרחב הפתוח כקונספט עיצובי לתכנון משרד
תפיסת המשרד כמערכת של חדרים סגורים, שבהם הנכנס פוגש במסדרונות המובילים אותו לדלתות, מאחוריהן יושבות הפונקציות השונות של החברה, היא נחלת העבר. המגמה הרווחת בשנים האחרונות בתכנון משרדים, זורמת יותר ויותר לכיוון שיטת ה- open space = המרחב הפתוח.
שיטה זו אפיינה בשנים קודמות בעיקר את חברות ההיי-טק (הגדולות והקטנות), אך היום היא
תופסת מקום של כבוד, גם בחברות אחרות (בארה"ב שיטה זו כבר קיימת שנים רבות, אך בארץ
היא התפתחה מאוחר יותר).
הסיבה הראשונית/העיקרית למעבר לסביבות עבודה במרחבים פתוחים הייתה חיסכון במקום =
חיסכון בעלויות.
רעיון המעבר מחדרים סגורים לחללים המשותפים לכמה עמדות עבודה עוררו התנגדויות לא מעטות מצד העובדים, אשר חשו שפוגעים בפרטיותם ובתנאי עבודתם (אכן, קשה לשנות הרגלים...) וגם מצד מנהלים, אשר חששו מ"יתר קומוניקציה" בין העובדים (הם באו לעבודה או באו לעבוד?!). ויכוחים רבים ודיונים לא מעטים התקיימו בנושא, אבל עובדתית: המגמה הצליחה להכות שורשים ועולם שלם של תעשייה החל בפיתוח מוצרים שמטרתם לתת מענה לבעיות החדשות שצצו כתוצאה מהמעבר לשיטה הפתוחה.
לטובת הפרט היושב במשרד, פותחו עמדות עבודה ארגונומיות (הדגש בהן הוא הנדסת אנוש), כאשר מחיצות כאלה ואחרות משמשות חיץ (לעיתים רק ויזואלי) בין הפונקציות השונות. מחיצות אלה, "מחזירות" לעובדים את מה ש"אבד" להם: הן מעניקות להם תחושת פרטיות למרות החלל הפתוח.
החלוקה הברורה בין עמדות העבודה השונות, חיונית מאוד לרווחת העובדים, כמו גם ללקוחות
החברה (הלקוח חש שתשומת הלב של היושב מולו ממוקדת בו, וכשהאווירה נעימה ורגועה, מטבע הדברים, הוא יוצא מרוצה מרמת השירות).
הנהלות הארגונים, מבחינתן, כבר למדו מזמן את הערך המוסף של הושבת כמה עובדים בחלל
משותף. הן החלו להיווכח בחשיבותה העצומה של עבודת הצוות בעידן המודרני. כיום, החברות
יוצרות במכוון סביבות עבודה קבוצתיות, המתוכננות והמעוצבות לתקשורת ביניאישית מרבית,
והן אינן פוסחות, כמובן, על שילובן של עמדות ניהול אסטרטגיות. אין ספק שעבודת הצוות
מעלה את המוטיבציה בין העובדים (הם נהנים ולא שמים לב איך הזמן עובר) וההנהלה קוצרת את הפירות.
בארגונים רבים, קיימים אזורים פרטיים יותר ואזורים ציבוריים יותר, המאפשרים מפגשים
חברתיים בין העובדים. מפגשים אלה יכולים להיות פורמליים או א-פורמליים ומטבעם הם
סוחפים את העובדים לסיעור מוחות, ליצירתיות ולפתרונות מבריקים עבור החברה, כשהם יושבים
יחד על כוס קפה.
כמו כן, בשנים האחרונות מוקדשים מאמצים ואמצעים לתכנון חדרי ישיבות גדולים שיכילו כמות
נאותה של עובדים. בחדרים אלה, מתקיימות ישיבות משותפות על פרויקטים. יצירת הזדמנויות
מסוג זה, משפרת לאין ערוך את התפוקה: הרעיונות נעשים קריאטיביים יותר בשל המפגש הנוצר
בין הפונקציות השונות.
ישנם ארגונים המרכיבים קבוצות משימה, שמטרתן לעסוק במשותף בפרויקט מסויים, תוך הגדרה
מדויקת של מטרות. עם השלמת המשימה, הקבוצות משנות את הרכבתן ומתארגנות מחדש במרחב, לטיפול בנושאים חדשים. גם בנקודה זו, ישנו יתרון ליצירת סביבות עבודה במרחב פתוח,
המאפשרות ניידות ויכולת תמרון תוך שינויים מהירים וזולים, על פי צרכיה המשתנים של
החברה.
ומה עם ההירארכיה?
הפילוסופיה העומדת מאחורי תכנון משרדיהן של מרבית החברות היא יצירת הגדרות ברורות של
הירארכיה בין העובדים לבין עצמם ובין העובדים ללקוחות. זהו בעצם, הביטוי לאופי של
החברה/הארגון.
בהתאם לכך, אנו נתקלים במקומות רבים שבהם לבעלי התפקידים הבכירים בארגון מוקצים חדרים סגורים, גדולים, עד כמה שניתן - עם חלונות המשקיפים לנוף, עם ריהוט יוקרתי וכו' ,
ואילו ממלאי התפקידים הזוטרים יותר יושבים בעמדות עבודה משותפות, וגם באותם מרחבים
פתוחים ההירארכיה ברורה ואינה משתמעת לשתי פנים: זה בא לידי ביטוי בגודלן של עמדות
העבודה, בסוג ובצבע הריהוט בהן, בגובהן ובמבניהן של המחיצות המפרידות (אטומות, שקופות
למחצה, שקופות ) וכו'.
ישנם תפקידים ותחומים שבהם, מסיבות ברורות, גם כיום, עדיין יושבים בחדרים סגורים.
לדוגמה - במשרדים לעריכת דין ובמקומות שבהם מטפלים ברווחתו של הפרט ויש צורך בשמירה
מוחלטת על פרטיותו.
נדירות יותר הן החברות אשר הפילוסופיה שלהן היא אנטי-תיזה לנ"ל: בחברות כאלה, נעשים
מאמצים כדי לטשטש הירארכיות בין הפונקציות השונות: בהן גם ממלאי התפקידים הבכירים
יושבים ב-open space (התאים שלהם גדולים אך במעט משל האחרים...). הרעיון הוא שהעובדים ישבו כשווים בין שווים. פילוסופיה זו היא עקבית ובארגונים כאלה, גם מחוץ למשרד, אפילו המנכ"ל, בכבודו ובעצמו, צריך למצוא מקום חניה בדיוק כמו יתר עובדי החברה (אולי, כדי
שיהיה לו כדאי להגיע לעבודה מוקדם??...)
אחרי כמה שנים של "חריקות" כתוצאה מחוסר רגישות מספקת של הנהלות החברות וכתוצאה מכך שהיצע הפתרונות בשוק לכל אותן בעיות שצצו במעבר למרחבי העבודה הפתוחים, היו דלים למדי, מתחילים להגיע היום למנוחה ולנחלה...
היות שהמשרד המודרני אינו קופא על שמריו וצרכיו משתנים מעת לעת, קיים היום בשוק מגוון
עצום של מערכות ריהוט גמישות ופרקטיות המורכבות מיחידות מודולריות. והעיצוב - תאווה לעיניים!
כשסביבת העבודה מתוכננות כראוי, ישנו ניצול מירבי של השטח, נחסך מקום יקר וקיימת תחושת מרחב.
אם אכן תכנונו של המשרד המשולב (חלקו סגור וחלקו פתוח) מתייחס לפרט היושב בו שעות רבות
ביום ודואג לנוחותו, כשסביבת העבודה נעימה ואנושית, וניתן מענה לבעיות כמו אקוסטיקה,
תאורה, וכמובן- ריהוט ארגונומי, מבלי לדלג על האסתטיקה ועל נוחות גישה לצרכים השונים,
מה רע בעצם בשיטה?