ניהול פרויקט מהיבט של אחזקה
במאמר מוצע מערך של בקרה עצמית, שיעזור להגדיר היכן כדאי ואף רצוי להשקיע מחשבה ומאמץ כדי להגיע למערך אחזקה אופטימלי של נכס. המאמר עוסק בתכנון האחזקה כחלק מהתכנון הכלכלי וההנדסי וכחלק מתכנון בקרת האיכות ובפיקוח על יישום התכנון בשלב הקמת הפרויקט.
למרבה הצער, לעתים קרובות, במהלך ביצוע אחזקה של מכלול הנדסי או מערכת אלקטרומכנית, נתקלים בבעיה
הקשורה בתכנון או אפיון ליקוי, בביצוע לא קפדני או בפיקוח רשלני.
לאחר השקעת סכומי עתק בהקמת נכס, ללא דגש הכרחי על היבטי אחזקה עתידית, מגיעים למצב, שעם סיום
הפרויקט או בשלב האחזקה השוטפת, אנחנו משקיעים כסף רב בהחלפת ציוד לא מתאים, באחזקה לא נוחה, בדברים
מיותרים שרק פוגעים בעבודה השוטפת.
להלן מוצע מערך של בקרה עצמית, שיעזור להגדיר היכן כדאי, ואף רצוי להשקיע מחשבה, מאמץ ולפעמים גם כסף
כדי להגיע למערך אחזקה אופטימלי של הנכס. המושג "אחזקה אופטימלית" זהו מושג שנלקח, אמנם, מהתחום
האקדמי, אך בהחלט ניתן להגדרה. לא ניכנס כאן לפירוט רב, לא בחישובים ולא בנוסחאות, אלא ננסה להציג את
השיטה בראשי פרקים.
הגורמים המשפיעים על אחזקה עתידית:
- איפיון. (פרוגרמה)
- תכנון הנדסי וכלכלי
- מפרט טכני/מכרז
- בנייה/הקמה
- קבלה, מסירה
- חברת ניהול
לדעתי, לאורך כל שלבי הפרויקט, החל מהרגע שנולד הרעיון ועד לרגע תחילת התיפעול השוטף, ניתן להשפיע על
אחזקה -טובה יותר, נוחה יותר וזולה יותר בעתיד.
שלב האיפיון:
שלב האיפיון, או שלב הפרוגרמה, נקרא גם שלב התכנון הפונקציונלי, התכנון הפונקציונלי הוא שלב חשוב ורגיש מאין
כמוהו. זהו השלב שבו קובעים את יחסי הגומלין או "יחסי הכוחות" בתוך הבניין, בתוך המיתקן או הנכס.
אדריכלים יודעים להגדיר היטב תכנון פונקציונלי לשטחים העיקריים של הבניין, כמו משרדים, שירותים, מכלולים
ציבוריים או פרטיים. אבל לכל השטחים התיפעוליים, שטחים שבסוף "משרתים" את הבניין, דרוש יועץ אחזקה, שתפקידו להגדיר ולקחת בחשבון את כל האלמנטים החשובים לביצוע אחזקה שוטפת של מיתקן. מדובר בהקצאת שטחים טכניים לתפעול ואחזקה, וידוא של הימצאות חניה תיפעולית מספקת, רמפות להעמסה ופריקת ציוד, תכנון
מעברים ודרכי גישה לחדרי מכונות ולמכלולים שדורשים ומחייבים אחזקה. אך לא מספיק לדאוג לשטח, ולדרכי גישה. צריך גם לבחון איך מסתדרים מבחינת הגובה, איך יצליחו לפנות מדחס מושבת או להחליף גנרטור מקולקל
ואם תוכננו מראש מערכות של מסילות, גלגליות, או מנופים ודרכי גישה למלגזות לצורך פינוי והחלפה של ציוד
מושבת.
חשוב לציין גם דרכי גישה לציוד ולמעטפת המבנה, בעיקר לצורך אחזקה שוטפת, יום-יומית, גישה לצנרת, גישה
לחלונות לצורך ניקויי גופי תאורה גבוהים וכו'.
כדי לוודא שלא התעלמו או שכחו היבטים של אחזקה בשלב איפיון המיתקן, מומלץ להסתייע ברשימת תיוג.((list-check
לכל השטחים התפעוליים קיימים גדלים סטנדרטיים או גדלים מקובלים על פי סוג המיתקן, גודלו, כמות הקירור וסוג התשתיות (חוקי תכנון ובנייה). כל הנתונים ניתנים להגדרה, צריך רק להקפיד ולבצע אותם בעיתוי ובזמן הנכון.
מומלץ גם, כחלק מתכנון פונקציונלי להתייחס לתחומים כמו בחינת מעטפת תרמית. ידוע שאחזקת מיתקן איננה רק
החלפת נורות, תיקוני צבע וטיח, אלא גם עלויות אנרגיה, הקשורות בחימום וקירור. עלויות אנרגיה מגיעות לפעמים
ל- 30% ואף 40% מעלויות התחזוקה הכוללות. יש לכך משקל אדיר בעלויות ובתשואות של נכס כלשהו. ומכאן
חשיבותה של הגדרת המעטפת התרמית.
מנהל הפרויקט:
אמנם זה לא שייך דווקא לתחום התכנון הפונקציונלי אבל בהחלט יש לדאוג לאיוש תפקיד זה. באחריותו של כל יזם,
אם הוא מעוניין בתפעול הפונקציונלי הטוב ביותר והנוח ביותר של מיתקן או נכס, למנות מנהל פרויקט כבר בשלב
האיפיון. מנהל פרויקט שיש לו ראייה של אחזקה עתידית, יכול לתת ייעוץ בתחום זה, ולקבל החלטות רציונאליות
בשלב זה של הפרויקט. מנהל הפרויקט יכול להתמודד, לפשר, ולמצוא את "שביל הזהב", בין האדריכל לבין
הקונסטרוקטור, ובין היועצים למיניהם ולהביא לכך שהמבנה יתפקד בצורה אופטימלית ובעלויות אחזקה נמוכות.
שלב התכנון:
בשלב זה מומלץ להבדיל בין שלושה סוגי תכנון: תכנון הנדסי, הכולל תכנון אדריכלי קונסטרוקטיבי, מיזוג אוויר,
חשמל, מים, ביוב וניקוז ועוד שני שלבים שונים של תכנון: תכנון בקרת איכות ותכנון כלכלי.
תכנון כלכלי:
בתכנון כלכלי הכוונה איננה רק לאמדני עלות הפרויקט, שלב שבלעדיו לא מתקדמים מעבר לתכנון הראשוני. עלויות
הפרויקט אינן "נגמרות" בגמר ההקמה שלו. הפרויקט, למעשה, מתחיל את חייו מרגע מסירת המפתח, משלב זה
מתחילות עלויות שהן בסדר גודל דומה לעלויות הקמה: עלויות אחזקה ותחזוקה, עלויות אנרגיה, ניקיון, שמירה,
ביטוח ואבטחה.
לכן, כשמדובר בתכנון כלכלי, הכוונה היא לא רק לעלויות הקמה, אלא גם לעלויות תפעול ותחזוקה של מיתקן לכל
אורך חייו הכלכליים, במשך עשרים, שלושים ואף חמישים שנה.
יש לקחת בחשבון שיקולים הקשורים לבחינת אלטרנטיבות שונות לחומרים או לציוד. ניתן למדוד ולחשב עלויות
בראייה של כלל משך השימוש במבנה [המכונות "עלויות מחזור החיים" (life Cycle cost)]. חישוב ערכן, בנוסף לעלויות ההקמה, יאפשר השוואה אופטימלית של חלופות קיימות.
הבדיקות הנ"ל חשובות מאוד ליזמים המקימים נכסים מניבים, שכן הם יישאו בנטל האחזקה השוטפת של אותן תשתיות בעתיד. קבלן, שכל תפקידו הוא לזכות במכרז ו"למסור מפתחות" מהר ככל האפשר, תוך קבלת רווח
מקסימלי, משקיע לצערי, פחות בנושא האחזקה העתידית. לכן, במקרה זה, חשוב ביותר להקפיד על בקרת ואבטחת
איכות נאותים (פיקוח).
תכנון הנדסי:
כשנכנסים לתכנון הנדסי ניתן לזהות בכל שלב ושלב את הנושאים הקשורים לאחזקה עתידית: בשלב הביסוס -
איטום קורות יסוד או ריצפה, מניעת רטיבות קפילרית, בשלב של פיתוח שטח - מענה הולם להגנה מפני מכות
מכניות לעמודים; בשלב השלד - ציפוי נכון, בצבע נכון, על קונסטרוקציות פלדה למשל, על איטום גגות, תוך דגש
על פרטי ביצוע נכונים, חומרים אמינים, ודגש על יישום נכון. בשלב הגימור - אין ספור דוגמאות שניתן להזכיר, כמו
פרטי עיגון של משקופים עיוורים, סוגי דלתות וחלונות ואופן הרכבתם, שימוש במגיני קירות מטבחים, סוג הצנרת
תכנון התוואי וכד'. כאן בהחלט אפשר להגיע למצב של רשימת תיוג (check list), המתייחסת לכל תחום ותחום
ומסייעת למנהל הפרויקט או ליזם לוודא שאכן נושא האחזקה העתידית נלקח בחשבון.
תכנון בקרת איכות:
היום נושא בקרת האיכות הולך וחודר לסקטור הפרטי והציבורי. למעשה, בקרת איכות אינה מתחילה דווקא בשטח,
אצל הקבלן או אצל מבקר האיכות, בתקופת הביצוע. בקרת האיכות מתחילה כבר בשלב התכנון. כבר בשלב התכנון
הראשוני ניתן להגדיר את מערך הבקרה ואבטחת האיכות לקבלן ולגורם המפקח. אפשר לחלק את ההתייחסות לכך
לשני חלקים: לתכנון ולביצוע.
בבקרה בשלב התכנון, אין הכוונה לתכנון מחדש או לאספקת מפרט או סטנדרטים לתכנון. הכוונה היא לביצוע בקרה
על פי כללים שנקבעו עוד בשלב האפיון ולווידוא שאכן התכנון לוקח בחשבון את כל האלמנטים החשובים מהיבט
של אחזקה עתידית. אם קבענו לעצמנו באפיון שאנחנו רוצים שטחי תפעול בגודל מסוים והחלטנו על צורת
המעברים, על הגובה התפעולי של חדר המכונות ועל מהלך הצנרת - התפקיד של מבקר האיכות בתכנון יהיה לוודא
שאכן האדריכל, היועץ או הקונסטרוקטור מקפידים ומיישמים את ההנחיות או הכללים שנקבעו בשלב האפיון.
בדרך כלל, בארגונים גדולים המודעים לחשיבות הנושא, נעזרים בבקר איכות. הוא מבצע בקרת איכות הן על התכנון
והן על הביצוע, לאחר מכן. הוא מוודא שכל ההנחיות או כל הרעיונות שהועלו בעבר אכן מיושמים בפועל, בתכנון
ולאחר מכן גם בביצוע.
השלב הבא הוא בקרה על תהליכי ביצוע. גם כאן מנסים להפריד בין בקרת איכות, שהנטייה או המגמה היא שהיא
תבוצע על ידי הקבלן לבין הבטחת איכות שתבוצע על ידי הגוף המפקח מטעם היזם. הכוונה היא להגדיר את כל
המהלכים לבקרת תהליכי ביצוע עבור הקבלן ועבור הפיקוח. גם כאן אפשר להגיע למערך שלם של רשימות תיוג
אשר מגדירות בכל שלב ושלב של ביצוע על מה חשוב להקפיד, מה צריך לבדוק ובאיזה אופן, כדי לא לפספס את
הדברים הרגישים והחשובים בשלבי הביצוע, שלהם השפעה מכרעת על אחזקה עתידית.
הכנת מפרט ומכרז:
השלב הלפני אחרון הוא תכנון המפרטים הטכניים המיוחדים והוצאת מכרזים. כאן אאיר רק כמה נושאים, החשובים לתחום אחזקה. למפרטים המיוחדים יש חשיבות רבה בהכנת המכרז. אין די בהפניה למפרט הכחול או לתקנים. רצוי
ומומלץ להכניס למסמכי המכרז גם את המפרט המיוחד בכל התחומים הקשורים לנושא האחזקה; להתייחס לנושאים
או אלמנטים שלהם השפעה מכרעת על אחזקה עתידית ולגורמים שהיינו רוצים שקבלן יקפיד בזמן הקמה ובזמן
הביצוע.
התייחסות לתקופת הבדק והאחריות
כבר בשלב הכנת המפרט ניתן ומומלץ לכלול גם נושא זה. לא חייבים להסתפק בתקופת הבדק המינימלית, המוגדרת בחוק. אפשר לדרוש להגדיל אותה, אפשר לכלול גם אלמנטים חדשניים כמו: תכנון הביצוע ואחזקה למערכות מיזוג
אוויר, כאשר הקבלן מתכנן, מתקין ודואג לאחזקה לטווח של שלוש, ארבע ואף חמש שנים. הכללה של דרישה זו כבר בשלב המפרט יכולה לסייע רבות בתחזוקה של אותם מתקנים רגישים במיוחד, העשויים להבטיח תפקוד תקין של
נכס.
בחירת הקבלן ובחירת הפיקוח
ישנה חשיבות רבה לבחירה של פיקוח שמכיר את שיטות העבודה, יודע לתאם בין קבלן למתכנן, בעל ראייה של
אחזקה עתידית, ושיכול להבין ולהנחות את הקבלן בתחום זה.
חשוב לזכור שאין די בקבלה קפדנית ויסודית של מיתקן או נכס. כבר בשלב המפרט יש להגדיר במדויק מה מצפים
לקבל מעבר למסירת המפתח.
שלב ההקמה:
השלב האחרון הוא הביצוע עצמו, לאחר סיום האיפיון, התכנון, הוצאת מכרז ובחירת קבלן, נשאר רק לוודא שאכן
העבודה בשטח מתבצעת לפי התכנון. זוהי כל המשימה ויש לה שני צדדים: צד הקבלן והצד של הגורם המפקח
המייצג את היזם. הקבלן צריך לקבל הדרכה והנחיות ברורות ומדויקות למה הכוונה במושג "בקרת איכות עצמית", יש
להסביר לו בדיוק במה זה מתבטא. צריך לסייע לו באמצעות מפרט מיוחד או בחומר שהוכן מראש (check list).
מצדו של הגורם המפקח: יש לתדרכו באותה ראיית אחזקה עתידית. הגורם המפקח, שגם לו יש מערך הבטחת איכות,
יוודא את בקרת האיכות העצמית של הקבלן.
צריך לוודא קבלת תוכניות Made As עם כל השינויים - זהו נושא שלא תמיד מקפידים בו וגם כאשר מקבלים
סוף-סוף את התוכניות, חלקן אינו קריא ומדויק. היום יש לדרוש תוכניות As Made ממוחשבות (הנעשות באמצעות
תוכנות שקיימות בשוק). החומר נשמר טוב יותר, מדויק יותר ומאפשר שימוש בכלים מתקדמים יותר, לצורך איחזור
וקריאה.
מסירה/קבלת המיתקן
תהליך קבלת המיתקן הוא תהליך חשוב ביותר והוא כולל קבלה נכונה, הקפדה על תיקון של כל הליקויים והשלמות
ובסוף קבלת ספרי מיתקן. למעשה, זהו השלב המסכם שבו הקבלן או יצרן הציוד מוסרים את המיתקנים: מערכות
מיזוג אוויר, צנרת, יחידות כוח או מאור.
אלמנטי בניין קל יותר לקבל ולתחזק. במערכות אלקטרומכניות הציוד מתקדם ומתוחכם יותר, ולכן חשוב מאוד לשתף את היצרן באחזקה העתידית או לוודא ששלב המסירה יהיה ממצה, תוך שיתוף יועצים ובעלי מקצוע.
לבסוף, חשוב מאוד לוודא בשלב קבלת המיתקנים מהיצרנים, שיש מי שיתחזק את הבניין. חשוב לדעת מיהם בעלי המקצוע, שזמן קצר לאחר מסירת המפתח או לאחר תקופת בדק ראשונה, ייחשפו לבעיות השוטפות של הבניין. הם
חייבים להיות שותפים לתהליך הקבלה והמסירה, לקבלת ספרי המיתקן , התוכניות המעודכנות וכל ההנחיות
וההדרכות של היצרנים המבצעים את האחזקה.