תפקידו של מנהל פרויקט
תיאור תפקידו וחובותיו של מנהל הפרויקט
מנהל הפרויקט הממונה הוא מהנדס/אדריכל בעל ידע וניסיון בניהול ובמעקב ופיקוח על פרויקטים. על מנהל הפרויקט מוטלת האחריות להקים את הפרויקט באמצעות הגורמים שיפורטו בהמשך.
תפקידו יכלול את הפעולות שלהלן, בחלקן או בשלמותן, כפי שיוגדרו ויוסכמו עם היזם (ראה דוגמת התקשרות יזם/מנהל פרויקטים).
שלב התכנון
- ייצוג המזמין, בהשתתפותו או בלעדיו, בקביעת הפרוגרמה.
- בחירת האדריכל והיועצים. אחריות על התארגנות הגורמים השונים הקשורים עם הפרויקט.
- השתתפות בבירור של בעיות חוקיות ואחרות, הכרוכות בתכנון ובביצוע הפרויקט או בקבלת אישור מהרשויות השונות. מעקב אחרי הטיפול וקבלת אישורי הרשויות. עריכת לוח זמנים לתכנון ולמסירת תוכניות ומעקב אחרי התקדמות התכנון של המתכנן והיועצים.
- הכנת חומר רקע להנחיות התכנון
- מעקב אחר הטיפול בהגשת תכניות לרשויות, באישורן ובקבלת היתרי בנייה.
- השתתפות בבדיקת התוכניות של המתכנן והיועצים כדי לוודא את התאמתן והשלמתן זו את זו.
- ייעוץ למתכנן וליועצים בנוגע לשיטה ולצורה של המפרטים וכתבי הכמויות, מיוחדים או סטנדרטיים, בהתאם לתנאים המיוחדים של הפרויקט.
- מעקב אחר הכנת מפרטים, כתבי כמויות ובחירת סטנדרטים המותאמים לדרישות היזם.
שלב ההכנה לביצוע
- בחירת אופן ההתקשרות לביצוע (כפוף גם לסוג החברה או היזם, מכיוון שגופים ממשלתיים וציבוריים חייבים
במכרז פומבי):
* משא ומתן עם קבלני ביצוע מוכרים.
* מכרז מוגבל לקבלני ביצוע מוכרים.
* מכרז פומבי לכל דורש.
- הכנת התיק למכרז.
- קבלת ההצעות ופתיחתן, תוך עריכת פרוטוקול.
- בדיקת ההצעות. עליו לוודא:
* קיום חשבונית עבור דמי השתתפות במכרז.
* קיום כל המסמכים שנדרשו בטופס ההזמנה המקורי.
- ניתוח הצעות הקבלנים, עריכת טבלת השוואה מפורטת של הצעות הקבלנים והערכת המתכנן תוך ציון סטיות מתנאי המכרז, אם היו.
- חוות דעת מקצועית על אפשרות מסירת העבודה לקבלנים השונים.
- מו"מ עם קבלן אחד או יותר לבירור בעיות שהתעוררו, אם התעוררו. עריכת הצד המנהלי טכני של החוזה עם הקבלן בתיאום עם היועץ המשפטי של המזמין.
- עדכון האומדן התקציבי בהתאם לתוצאות המכרז, טיפול בחתימת החוזה עם קבלן וקביעת מסגרת תקציבית בהתאם.
השוואה בין קבלנים ובחירת המבצע
שלב הביצוע
- לפי הוראות היזם, הפיקוח על הביצוע יוטל על:
* מנהל הפרויקט או
* על גורם חיצוני
בכל מקרה התפקידים שיש לבצע יכללו:
מעקב אחר הביצוע ותיאום
- שמירה על המסגרת התקציבית במשך כל תקופת ביצוע הפרויקט.
- עדכון התקציב במקרה של סטיות ודיווח עליהן למזמין. בדיווח יצוינו מקור הסטייה וסיבתה, כגון שינויים במדד היוקר, שינוי פרוגרמה וכד'.
- מעקב אחרי התקדמות הביצוע בהתאם ללוח זמנים מוסכם ודיווח למזמין.
- הקפדה על עמידה בלוח הזמנים על ידי המבצעים ודיווח למזמין במקרה של סטיות מהלוח המוסכם, תוך הסברת סיבות הסטייה והמלצה על הצעדים שעל המזמין לנקוט.
- עריכת ישיבות תיאום קבועות לשם הבטחת השתלבות נכונה של בעלי המקצוע השונים במערכת ביצוע, הן מבחינה מקצועיות והן מבחינת לוח הזמנים. סיכום בכתב של הישיבות ודיווח למזמין.
- דיווח מפורט ושוטף למזמין על ביצוע הפרויקט, מבחינת התקדמות העבודה ולוח הזמנים, המחירים והמסגרת התקציבית.
פיקוח באתר
- פיקוח מקצועי קבוע ומתמיד (יום יומי) על ביצוע הפרויקט באתר ובמקומות הייצור של המוצרים, לפני הבאתם לאתר, ודיווח מפורט בהתאם.
- ביקורת ואישור סימון קביעת הגובה של חלקי הפרויקט באתר.
- פיקוח על טיב החומרים והמוצרים בהתאם לתוכניות ולהוראות המתכנן באמצעות בדיקות במעבדה של כל חומר ומוצר, בין לפני הבאתו לאתר הביצוע ובין תוך כדי הביצוע.
- פיקוח על טיב העבודות המבוצעות באתר הפרויקט ובבתי המלאכה, בהתאם לתוכניות ולהוראות המתכנן.
- פיקוח על התקדמות הביצוע של חלקי הפרויקט, בהתאם ללוח הזמנים שנקבע בחוזה בין המזמין לקבלן. מדידה ואישור הכמויות של חלקי הפרויקט שבוצעו בתיאום עם נציג הקבלן ורישום המידות הסופיות והשינויים בהעתקי התוכניות.
- מתן הסברים והוראות לקבלן בקשר לביצוע הפרויקט, בהתאם לתוכניות ולהוראות המתכנן.
- ניהול יומן העבודה ורישום בו של כל המתרחש בקשר לביצוע הפרויקט והחתמת נציג הקבלן.
- דיווח שוטף למזמין, למנהל הפרויקט ולמתכנן על רמת הביצוע, התקדמות הביצוע והבעיות המתעוררות בעת ביצוע הפרויקט.
- ייעוץ למנהל והשתתפות בבירור תביעות וסכסוכים עם הקבלן בקשר לליקויים בביצוע הפרויקט, לרבות הופעה כיועץ ו/או כעד בפני בתי משפט ובוררים.
- בדיקה ואישור של החשבונות החלקיים והסופיים של הקבלן, בהתאם לחוזה ועל סמך מדידה ואישור של כמויות כנזכר לעיל.
- קבלת הפרויקט המושלם בשיתוף עם המתכנן והיועצים לאחר סיום כל עבודות הקבלן בהתאם לחוזה.
- רישום התיקונים, ההשלמות והשיפורים הנדרשים מהקבלן בשעת הקבלה הראשונה, פיקוח על ביצועם וקבלתו הסופית של הפרויקט.
- בדיקת הפרויקט במשך תקופת הבדק של הקבלן, רישום התיקונים הדרושים בתום תקופת הבדק, פיקוח על ביצועם ואישור סופי של גמר החוזה לאחר ביצוע התיקונים בתום תקופת הבדק.