טכניקות של ניהול פרויקטים ויישומן בפרויקט בנייה ותפקיד מנהל פרויקט
יתרונות וחסרונות של אופני ניהול של פרויקטים (הקמת ארגון לצורך הקמת פרויקט, ניהול פרויקט על ידי מנהל פרויקט או מבנה מטריצה), ניגודי אינטרסים בניהול, טכניקות בניהול (ניהול על פי יעדים, חריגים, תמריצים, בדגש רווחיות), תפקידיו של מנהל פרויקט.
הקמת ארגון לצורך הקמת הפרויקט
יתרונות :
הרגשת שייכות, רוח צוות ומוטיבציה, ריכוז מאמץ ויכולת תגמול בהתאם לתוצאות.
חסרונות :
בזבוז משאבים אם לחברת האם או לארגון יש מספר פרויקטים בו זמנית, בעיה
באיזון עומסים והעברת עובדים ומשאבים בין פרויקטים לפעילויות נוספות של הארגון.
ניהול פרויקט על ידי מנהלי פרויקטים
בחלק מהחברות מקובל למנות מנהל פרויקט חיצוני (יועץ, קבלן, מתכנן וכו') המשמש
כמפעיל של יחידות שונות בחברה הפועל לקידום הפרויקט.
יתרון - ניצול משאבי חברה לקידום פרויקט תוך פגיעה מינימלית בפעילות החברה, אי הכבדה על
כוח האדם של החברה.
חסרונות - חוסר מחויבות של גורמים בתוך החברה לפרויקט, אי עמידה בלוחות זמנים
ותקציבים, חוסר קשר בין הסמכות (מנהל הפרויקט) לאחריות השוטפת של מנהלי היחידות
לביצוע תוכניות שוטפות של יחידותיהן ולרווחיותן.
ניהול פרויקט על ידי מבנה מטריצה
שילוב יתרונות של ניהול פרויקטים על ידי מנהל פרויקט עם שיטת ארגון משימתי (חברה או
כוח משימה). משמעות המטריצה היא שכל גורם השותף בפרויקט נשאר כפוף למנהלו הקבוע בארגון כאשר בכל פעם מושאל העובד, באופן זמני, למנהל פרויקט המקבל את שירותיו.
יתרונות - מנהל הפרויקט שולט בכל משאבי הפרויקט ובסמכותו לנצל משאבי החברה
לקידום הפרויקט, לעובדים מנגד יש כתובת לחזור אליה ולכן אין חשש מה יהיה בסוף
הפרויקט, יש ניצול נכון של עובדים ומשאבים עקב שיתוף פעולה עם מנהלים בארגון, יש
ידע נצבר בתחום.
חסרונות - כל המופיע כיתרון ניתן גם להבנה כחיסרון. לדוגמא, ניצול נכון של כח אדם תלוי
ביכולתו של מנהל הפרויקט לתפקד נכון ובתיאום עם מנהלים בארגון, מחויבות עובדים
לפרויקט תלויה במדיניות תגמול ועידוד לעובדים וכו'.
ניגודי אינטרסים בתהליך
כמה ניגודי אינטרסים קיימים בתהליך ניהול פרויקטים והם :
- ניגודי אינטרסים בין מנהל פרויקט המעוניין ושקוע בהצלחת הפרויקט שעליו הוא אחראי לבין
הפעילות השוטפת של הארגון או פעילות הקשורה בפרויקטים אחרים.
- ניגוד אינטרסים בין יזמים למשתמשים הן בשלבי תכנון והן בשלבי ההגשמה - יזם של מפעל
המתוגמל לפי יחידת תפוקה (מ"ר שטח להשכרה או מכירה) ישאף למזער עלויות, משתמש פנימי או חיצוני ישאף לאיכות ביצוע ושימוש מרביים (שטחי גינון, שירותים ציבוריים מעל המינימום וכו').
- שילוב מתכננים ומתכנני משנה יגרור לעיתים הגדלת עלויות עקב נטיית מתכננים לקחת מקדמי
ביטחון.
- בשלב הביצוע, יחפשו המבצעים, בפרט אם זכו במכרז, סיבות מוצדקות לביצוע מעבר לחוזה ו/או
תוספות שלא תומחרו במכרז.
- "חיפוש אשמים" - כאשר מדובר במספר ניכר של קבלני משנה יש חשיבות לשירותים מרכזיים
ותיאום כדי למנוע מצב של גלגול אשמה לביצוע לקוי בין קבלני משנה.
טכניקות לניהול פרויקטים ויישומן בפרויקט בנייה
ניהול על פי מטרות (יעדים) והתחייבויות שניתנו למזמין או המשתמש - הגדרת מטרות
משנה ויעדים לצוותי ביצוע וניהול.
ניהול על פי חריגים - הניהול השוטף יתבצע על ידי מנהלי הביניים כאשר חריגים מתוכנית
ביצוע יחייבו מעורבות וקבלת החלטות של צוות ניהול בכיר.
ניהול על פי תמריצים (תגמולים) - יצירת זהות מקסימלית בין מטרות החברה למטרות
צוותי התפעול והביצוע של הפרויקט, התגמול האישי יהיה קשור למטרות מוגדרות של
רווחיות ועמידה בלוחות זמנים.
ניהול בדגש רווחיות - קריטריון הניהול הוא מקסימום רווחיות. ההחלטות ייבחנו לפי
כדאיות כלכלית כאשר מחויבות ללקוח לגבי לוחות זמנים ואיכות מהוות שיקול משני
(הקבלן יבטח עצמו מתביעות וכל עוד כלכלית עדיף לו ביצוע זול יפעל בהתאם כולל סיכוני
תביעה).
טכניקות ניהול בפרויקט בנייה
בפרויקטים בבנייה משלבים מספר שיטות באופן הבא:
היזמים בחברות מנהלים את הפרויקטים בשיטת ניהול על פי רווחיות (תוצאות עסקיות)
כאשר דרגי הניהול הבכיר (עליון) מונחים על ידי התוצאות. שלבי ניהול הביניים וצוותי
הביצוע מנהלים את הפרויקטים על פי מטרות (יעדים) היות שזו אחת השיטות הקלות
ליישום ומובנות למרבית הדרגים. במרבית החברות יופעל, במידת האפשר, ניהול על פי
תמריצים במקביל לשאר השיטות כדי לתעל את הגורמים במערכת להישגיות על פי
השיטה הניהולית שהונהגה.
תפקידיו של מנהל פרויקט
בתמציתיות ניתן לומר שתפקידיו העיקריים של מנהל פרויקט הם :
בשלב ההתארגנות - להקים מערכת בקרה ושליטה על הפרויקט, לרכז נתונים על שנעשה
בפרויקט (תכנון, הגדרת דרישות וכו') עד כניסתו לניהולו ונתונים על משאבים
נדרשים לביצועו במועד ובעלות המתוקצבת, להקים את הצוות הניהולי לביצועו.
בשלבי הביצוע - לבחור באמצעות מכרז או בכל שיטה אחרת את מערכת הביצוע של
הפרויקט - מתכננים, מפקחי ביצוע, מבצעים- ואם נבחרה בחלקה על ידי יזמים- להשלימה,
לקבל החלטות שוטפות שיאפשרו השלמת הפרויקט במסגרת הזמן והתקציב המוגדרים
תוך מעקב ודיווח שוטף, לקבל החלטות הנוגעות להקצאת משאבים וכסף על מנת לשלוט
בלוח הזמנים לביצוע ובתקציב.
הצלחת מנהל פרויקט מותנית במספר גורמים והם :
- תכונותיו האישיות (ניסיון, ידע מקצועי בתחומי הפרויקט, תקשורת ויחסי אנוש, ייצוג ושיווק,
ניהול מו"מ, קבלת אחריות ויכולת התמקדות בעיקר).
- מידת האצלת הסמכויות למנהל על ידי היזמים ונכונותו להאציל סמכויות לכפופים לו.
- גמישות ארגונית במערכת לפתרון והצפת בעיות.